Để hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện thì các Event Planner luôn cần mẫu checklist tổ chức sự kiện để công tác tổ chức chuẩn bị trước sự kiện tốt hơn và sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu checklist tổ chức sự kiện dành cho Event Planner mà Công ty BB Wedding & Event đã tổng hợp lại.
Một khi các khách hàng đã ký hợp đồng, bạn có thể đề nghị soạn thảo một lịch công việc với nhau. Điều này đặc biệt cần thiết và đúng với các sự kiện lớn mà phải mất nhiều tháng trở nên để lên kế hoạch.
Việc này vô cùng quan trọng vì lịch công việc sẽ làm nổi bật trách nhiệm cũng như nhiệm vụ của khách hàng và Event planner trong giai đoạn lập kế hoạch và đến khi sự kiện diễn ra. Tại những lịch công việc này, nhiệm vụ của khách hàng và người lập kế hoạch sự kiện được phân định rõ ràng với thời gian và công việc cụ thể.
Mẫu checklist tổ chức sự kiện thể hiện nhiệm vụ của khách hàng
Các nhiệm vụ của khách hàng sẽ phụ thuộc vào các dịch vụ mà họ đã thuê bạn thực hiện. Có thể xem xét một vài công việc mà khách hàng buộc phải phối hợp thực hiện, từ đó vạch ra những công việc cụ thể tùy thuộc vào tính chất sự kiện.
- 6 tháng trước sự kiện: lựa chọn lịch trình nếu là sự kiện dài ngày, tổ chức ở nhiều nơi hoặc địa điểm nếu là sự kiện trong thành phố. Đồng thời họ sẽ phải chuyển trước một khoản tiền bằng khoảng 50% giá trị hợp đồng.
- 5 tháng trước sự kiện: chuẩn bị danh sách khách mời, phương thức di chuyển nếu là sự kiện hội nghị.
- 3-4 tháng trước sự kiện: cùng đơn vị tổ chức lựa chọn nhà cung cấp, các hoạt động giải trí trong sự kiện, danh sách các nhà báo, phóng viên.
- 1 – 2 tháng trước sự kiện: thông qua các thiết kế, nội dung kịch bản và chốt lại toàn bộ những công việc ở trên.
- 1 – 2 ngày trước sự kiện: có mặt tại nơi diễn ra sự kiện, cùng đơn vị tổ chức xem xét lại toàn bộ các hạng mục công việc.
Mẫu checklist tổ chức sự kiện thể hiện nhiệm vụ của event planner
Là một người checklist tổ chức sự kiện, lịch công việc của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào hai yếu tố. Đầu tiên là loại sự kiện mà bạn đang có kế hoạch. Thứ hai là dịch vụ được đảm bảo bởi khách hàng của bạn. Công việc của người lập kế hoạch thì phải đến cả trăm gạch đầu dòng nhưng có thể nhìn tổng quan những việc chính như sau:
- 6 tháng trước sự kiện: tham khảo các địa điểm mà khách hàng đề xuất.
- 5 tháng trước sự kiện: nhận danh sách khách mời từ khách hàng, sắp xếp sơ bộ về phương tiện, cách thức, thời gian di chuyển…
- 3 – 4 tháng trước sự kiện: ký các hợp đồng cần thiết với nhà cung cấp.
- 1 – 2 tháng trước sự kiện: hoàn thành các mẫu thiết kế, tư vấn và yêu cầu xác nhận từ khách hàng.
- 1 tháng trước sự kiện: hoàn thành kịch bản, nội dung chương trình
- 2 tuần trước sự kiện: gửi thư mời theo danh sách khách mời và danh sách nhà báo, phóng viên (nếu có).
- 1 tuần trước sự kiện: tổng kiểm tra toàn bộ các hạng mục trong checklist, phối hợp cùng khách hàng xem xét và điều chỉnh kịp thời các sai sót nếu có.
- 1 ngày trước sự kiện: mời tất cả các nhà cung cấp như âm thanh ánh sáng, nhân sự phục vụ sự kiện, cộng sự và cả khách hàng tổng duyệt trước ngày sự kiện chính thức diễn ra.
Trên đây là mẫu checklist tổ chức sự kiện dành cho Event Planner mà BB Wedding & Event tổng hợp lại. Nếu bạn cần mẫu checklist tổ chức sự kiện cụ thể hãy liên hệ số hotline +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐 để nhận được sự tư vấn nhiệt tình nhất.
#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc
𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭.
𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊
Mail : bbmarryme@gmail.com
Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐
Follow us: www.thaikimngoc.com
Đám cưới: https://www.facebook.com/chuyengiatochucdamcuoi
Sự kiện : https://www.facebook.com/KimMedia.Vn