2 bước không thể thiếu trong quy trình chuẩn tổ chức sự kiện đám cưới

Nếu như đã hiểu được khái niệm tổ chức sự kiện event là gì? Chắc hẳn quý khách sẽ nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động này đối với kinh doanh. Tuy nhiên, quy trình chuẩn trong tổ chức sự kiện event như thế nào thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Hãy cùng BB wedding đi tìm hiểu quy trình chuẩn và những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện qua bài viết dưới đây.

BB wedding là một trong những công ty uy tín hàng đầu trong ngành tổ chức sự kiện đám cưới. Do vậy, BB wedding đã đúc kết ra được một quy trình chuẩn được chia làm các giai đoạn sau.

  1. Bước thứ nhất trong quy trình chuẩn của tổ chức sự kiện đám cưới là: Kế hoạch tổ chức sự kiện đám cưới mẫu

 – Giai đoạn trước đám cưới gồm các bước sau:

+ Xác định địa điểm đám cưới:

  • Điều đầu tiên nên làm là chọn địa điểm dựa vào dự trù chi phí
  • Đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện
  • Căn cứ vào đó quý khách hàng xác định được những công việc phải làm và phải trả lời những câu hỏi sau: Quy mô của đám cưới là bao nhiêu khách ? Màu sắc trang trí là gì? Thời gian tổ chức? Ngân sách dự toán là bao nhiêu?

+ Lên ý tưởng trang trí đám cưới : Sở dĩ phải lên ý tưởng vì đây sẽ là bộ mặt của đám cưới, khách mời sẽ có cảm xúc đầu tiên khi nhìn thấy trang hoàng của đám cưới thông qua trang trí.

+ Kế hoạch phân chia nhân sự: Để làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: thiết kế, kỹ thuật, quản lý sự kiện… Do vậy, khi đám cưới tiến hành thực hiện, BB wedding cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong đám cưới.

 – Giai đoạn trong đám cưới:

+ Thực hiện kế hoạch: Để tránh xảy ra những điều ngoài ý muốn các bộ phận nhân sự phải thực hiện theo đúng như kế hoạch trước đó. Mỗi bộ phận cần có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc của mình được giao, đúng kế hoạch, đúng thời hạn tránh sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác.

+ Chuẩn bị, dàn dựng: Một sự kiện thường mất khoảng 1 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau: dựng sân khấu, backdrop, thuê PG, thuê các thiết bị sự kiện, âm thanh ánh sáng… Sau khi hoàn thành các bước trên, nên chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

+ Tiến hành đám cưới: Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ. Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hiện dựa trên bảng check-list và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện, đôn đốc, giám sát mọi người thực hiện theo đúng kế hoạch.

– Giai đoạn sau đám cưới

+ Kết thúc sự kiện: Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện; bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất uy tín sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

+ Tổ chức họp rút kinh nghiệm: Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và còn tồn đọng những gì, đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

quy trình chuẩn tổ chức đám cưới chuyên nghiệp 2020

Trang trí đám cưới

  1. Bước thứ hai trong quy trình chuẩn tổ chức sự kiện event là cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để tổ chức một sự kiện/ đám cưới thành công tạo mình thì cần có kế hoạch cụ thể, xác định rõ mục tiêu và có thể đo lường được. Và để góp phần cho sự kiện thành công BB Wedding đưa ra một số yếu tố cần thiết như sau:

 – Tìm và xác định địa điểm tổ chức sự kiện đám cưới: Sau khi ấn định được ngày diễn ra sự kiện và xác định được chủ đề của sự kiện nên tìm ngay một địa điểm tổ chức sự kiện của mình, tốt nhất là nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm tổ chức càng sớm càng tốt để tránh việc bị mất chỗ.

 – Gửi thiệp mời và có thông điệp: Thư mời được xem như là ấn tượng đầu tiên của khách mời nhìn thấy ở đám cưới vì thế nên chú trọng vào phần nội dung của thiếp mời như: cái gì, khi nào, ở đâu, những ai, tại sao và như thế nào…

 – Lên kế hoạch và luôn thực hiện theo kế hoạch: các bước, các chi tiết nhỏ đã được lên kế hoạch từ trước cho từng người và deadline cụ thể.

 – Lên kế hoạch B cho mọi tình huống: Sự kiện event không thể thành công nếu như không có kế hoạch B cho mọi tình huống vì không ai biết trước sẽ có những điều gì xảy ra trong sự kiện vì thế công ty, doanh nghiệp luôn cân nhắc ở yếu tố này như thời gian diễn ra sự kiện trễ, thời tiết thay đổi, khách mời không đến, âm thanh ánh sáng trục trặc…

Trên đây là 2 bước trong quy trình chuẩn tổ chức sự kiện đám cưới mà BB wedding muốn chia sẻ để giúp bạn có thêm kiến thức mới về lĩnh vực tổ chức sự kiện vô cùng hot trong thời gian gần đây.

Tham khảo thêm Trung tâm tổ chức tiệc cưới

#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc

THÁI KIM NGỌC with love

𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭.

𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊

Mail : bbmarryme@gmail.com

Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐

Follow us: www.thaikimngoc.com

Đám cưới: https://www.facebook.com/chuyengiatochucdamcuoi

Sự kiện : https://www.facebook.com/KimMedia.Vn

One thought on “2 bước không thể thiếu trong quy trình chuẩn tổ chức sự kiện đám cưới

  1. Pingback: Chia sẻ ngay kinh nghiệm tổ chức sự kiện cưới chuyên nghiệp và ý nghĩa - Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *