Hội nghị hội thảo là một trong những kênh truyền tải thông điệp đến mọi người một cách nhanh nhất nhưng không phải cơ quan, doanh nghiệp nào cũng có kinh nghiệm để việc tổ chức diễn ra suôn sẻ nhất. Sau đây là 3 lưu ý tối quan trọng khi tổ chức hội nghị hội thảo mà công ty truyền thông BB Wedding & Event muốn gửi đến bạn.
3 lưu ý tối quan trọng khi tổ chức hội nghị hội thảo
Phải lên chủ đề và kế hoạch thật chi tiết
Chủ đề được coi là linh hồn của sự kiện. Nó sẽ quyết định đến toàn bộ các khâu về sau như chọn địa điểm, thời gian, cách bài trí, âm thanh, ánh sáng, thiết kế, ca múa nhạc. Tùy theo mục đích của sự kiện như tri ân khách hàng, quảng bá sản phẩm, lễ kỷ niệm… mà bạn sẽ chọn một chủ đề thích hợp nhất.
Sau khi đã có được ý tưởng, chủ đề thì cần cụ thể hóa nó thành con chữ cũng như lên check-list thật cụ thể, phân công công việc cho từng nhân sự để tránh nhưng sai sót có thể xảy ra.
Việc chọn địa điểm cũng cần được lưu ý và khảo sát kỹ theo mục đích của sự kiện. Tùy theo lượng khách mời mà địa điểm tổ chức hội thảo hội nghị sẽ được ấn định cụ thể nhất.
Ngoài ra, một người tổ chức hội nghị hội thảo tốt là phải biết dự trù tất cả các vật dụng cần thiết nhất cho sự kiện, chuẩn bị các phương án dự phòng cần thiết bởi không ai biết chắc được chuyện gì sẽ phát sinh, sự cố nào sẽ xuất hiện trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Chú ý đến truyền thông sự kiện
Nếu như sự kiện của bạn tổ chức rất chuyên nghiệp và hoành tráng nhưng rất ít khách tham dự thì đó coi như thất bại. Một sự kiện muốn thu hút được khách đến tham dự thì ngoài việc sử dụng các kênh truyền thống để truyền đạt thông tin và có sẵn lượng khách thì đều cần truyền thông quảng bá. Càng nhiều người biết đến sự kiện càng tốt.
Theo BB Wedding & Event, khi tổ chức hội nghị hội thảo, các doanh nghiệp cần vận dụng tối đa các kênh truyền thông như email, fanpage, website, thậm chí chạy quảng cáo online hay sử dụng banner, băng rôn, biển tấm lớn, truyền hình, báo chí… Với những khách mời quan trọng thì bạn cần gọi điện và có thư mời để thể hiện sự trân trọng và chuyên nghiệp nhất.
Tất nhiên, tùy thuộc vào ngân sách mà việc truyền thông trong tổ chức hội nghị hội thảo sẽ được giới hạn ở một mức độ nhất định.
Lưu ý đến việc đăng ký
Trước khi đăng ký tham dự hội thảo, hội nghị, tất nhiên các khách cũng đã có sự xác nhận, có thể là qua mail hoặc điện thoại. Tuy nhiên, để cho chắc chắn, tốt nhất gần sát đến ngày tổ chức sự kiện bạn nên xác nhận lại một lần nữa để nhắc khách tham dự đúng giờ, địa điểm tổ chức cũng như đem theo giấy mời nếu cần thiết.
Bạn cũng nên lưu ý đến trường hợp khách đăng ký ít quá hoặc nhiều quá sẽ ảnh hưởng đến khâu tổ chức. Khi đó tiệc trà, tiệc mặn, tài liệu, quà tặng cũng cần có sự thay đổi cho phù hợp nhất.
#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc
𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭.
𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊
Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐