Tổ chức sự kiện cho công ty là hoạt động tiếp thị, quảng bá cho các dịch vụ, sản phẩm, thương hiệu của công ty, doanh nghiệp thông qua một sự kiện. Chính vì vậy, khi tổ chức sự kiện cho công ty nhất thiết phải nhớ một số lưu ý sau để sự kiện thành công và gây nhiều ấn tượng,
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện cho công ty
Thay đổi địa điểm tổ chức
Thông thường, khi tổ chức hội nghị, hội thảo, lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm… nhiều doanh nghiệp đều chỉ quan tâm đến xếp hạng sao của khách sạn mà không chú ý đến sức chứa cụ thể của địa điểm tổ chức. Chính vì vậy, việc thay đổi địa điểm sát ngày tổ chức là một rắc rối lớn. Bởi nó ảnh hưởng đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự, mua sắm vật dụng.
Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức thì sẽ không thể đo đạc để thiết kế từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được. Với các hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo giá, bạn lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm.
Thay đổi thời gian khi tổ chức sự kiện cho công ty
Thay đổi thời gian cũng là một trong những lưu ý phổ biến nhất, nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm sự kiện diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối lớn. Vì các khách sạn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc thay đổi địa điểm và hàng loạt các hạng mục khác cũng bị thay đổi theo.
Lưu ý về hình thức tổ chức sự kiện
Tùy vào mục đích của sự kiện mà đơn vị phụ trách chương trình đưa ra hình thức tổ chức hợp lý. Nếu là hội nghị khách hàng… bạn nên chú ý tổ chức tại hội trường lớn, được bố trí các trang thiết bị hỗ trợ cần thiết.
Nếu là hoạt động giao lưu, chia sẻ giữa các thành viên trong công ty, các bạn có thể kết hợp sự kiện với một chuyến dã ngoại tại các địa điểm du lịch. Thông qua các hoạt động team building, tình cảm giữa các thành viên công ty sẽ gắn bó và thân thiết hơn.
Một lưu ý thứ tư khi tổ chức sự kiện cho công ty là làm việc với nhiều đầu mối
Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc chương trình kết thúc, bạn chỉ phải làm việc với một người và 1001 công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5,6 người phụ trách một hạng mục. Đối với những khách hàng như vậy, bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh sai sót. Thêm vào đó, câu “chín người mười ý” là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham.
Lưu ý về ngân sách tổ chức
Yếu tố tài chính là điều mà các doanh nghiệp phải xem xét khi đưa ra kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Bởi trong giai đoạn khó khăn như hiện nay, nhiều doanh nghiệp phải áp dụng chính sách “thắt lưng buộc bụng” trong từng hoạt động. Dựa trên kế hoạch có sẵn, khi tiến hành sự kiện, các bạn phải cố gắng thắt chặt ngân sách, hạn chế tối đa những khoản chi không cần thiết.
Thay vì tự tay tổ chức các khâu chuẩn bị sự kiện, bạn hãy thuê đội ngũ Agency để phụ trách phần tổ chức sự kiện. Các đơn vị này thường có đầy đủ các trang thiết bị cần thiết, doanh nghiệp của bạn sẽ không phải mất phí cho những vật dụng này. Đồng thời lựa chọn đơn vị tổ chức, bạn nên đối chiếu giá cả để tìm ra đơn vị có mức giá hợp lý với chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Lưu ý thứ 6 khi tổ chức sự kiện cho công ty là việc khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình
Thông thường, những sự kiện đã được giao cho công ty tổ chức sự kiện thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng cũng có những vị khách hàng quá kỹ tính thì sẽ tham gia quá nhiều vào event, làm rối công tác tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong sự kiện.
Trong một sự kiện mà người viết thực hiện, các khách hàng yêu cầu được tham gia, đòi dùng bộ đàm và chạy đi chạy lại cùng ban tổ chức, khi đó người viết đã đáp ứng yêu cầu của họ, nhưng sau khi phần đón khách kết thúc, chương trình bắt đầu thì ban tổ chức đã chỉnh tần số của bộ đàm khác với tần số của khách hàng, khi khách hàng thắc mắc, Ban tổ chức đã giải thích rõ ràng đây là khâu tổ chức do mình phụ trách và khách hàng không cần phải mất công tham gia mà cứ lo cho khách mời của họ. Với cách giải thích như vậy, bạn sẽ không làm phật lòng vị khách hàng của mình, mà còn giúp họ hiểu được trách nhiệm của họ đến đâu.
Kết luận
Trên đây là 6 lưu ý bắt buộc bạn phải nhớ khi tổ chức sự kiện cho công ty, để sự kiện của khách hàng thành công diễn ra suôn sẻ và thành công. Hãy theo dõi Thái Kim Ngọc để có nhiều thông tin và kiến thức hay ho về ngành tổ chức sự kiện nhé!
#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc
𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊
Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐