Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện bắt buộc phải biết

“Trên con đường thành công không có dấu chân của kẻ lười biếng”. Đúng vậy, Để trở thành một nhân viên tổ chức chuyên nghiệp, bạn đã không ít lần vấp ngã trong nghề, nhưng đây lại là những bài học giúp bạn hoàn thiện bản thân hơn. Bài viết dưới đây 𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭  sẽ chia sẻ đến các bạn một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện bắt buộc phải biết.

1. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong nhà

1.1. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện xương máu phải nằm lòng với dân tổ chức sự kiện nhất thiết là phải thỏa thuận thời gian setup sự kiện

Một trong những sai lầm mà rất nhiều người mới, chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện gặp phải chính là việc thỏa thuận thời gian setup sự kiện. Nên lưu ý khi làm việc với các khách sạn về thời gian setup. Bởi không phải khách sạn nào cũng không biết về thời gian setup tối thiểu mà chẳng qua là do họ có nhiều nguyên nhân để cố tình làm như vậy.

Vì thế, khi ký hợp đồng với khách sạn, đặc biệt là những đơn vị chưa hợp tác bao giờ, bạn nên ghi rõ từng hạng mục chi tiết thời gian setup, thậm chí cả những đồ mình sử dụng, đồ mình mang vào.

1.2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thứ hai được rút ra là phải sắp xếp khu vực gửi xe cho khách. 

Trong bất kỳ sự kiện nào dù lớn hay nhỏ, việc sắp xếp khu vực giữ xe luôn là điều cần được chú trọng và được thể hiện rõ nét, để tránh việc khách mời đến nơi mà không có chỗ gửi xe. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần thương lượng trước với đơn vị phụ trách trông xe của tòa nhà để thuê riêng một địa điểm đỗ xe cho khách của mình.

1.3 Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thứ 3, chuẩn bị quà tặng sự kiện

Một sai lầm phổ biến của người tổ chức sự kiện khi lập kế hoạch, đó là xem nhẹ hoặc thậm chí bỏ qua công đoạn chuẩn bị cho quà tặng trong tổ chức sự kiện, dẫn đến việc thiếu hụt quà tặng hoặc bị mất trộm quà tặng mà không biết là do ai. 

2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời trở thành phương án lựa chọn của nhiều đơn vị tổ chức, nhiều sự kiện hiện nay với nhiều ưu điểm như không gian rộng, thoáng đãng, dễ dàng cho việc bố trí, sắp đặt không gian sự kiện mà không bị gò bó hay nhàm chán. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, bạn cần nắm rõ một số kinh nghiệm sau:

– Thứ nhất là lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời sao cho hợp lý

Địa điểm là một trong số những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện đó. Bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý nhất như: nội dung sự kiện ngoài trời đó là gì? khách hàng, đối tượng khán giả của sự kiện đó là ai? Số lượng khách tham gia, diện tích, không gian ngoài trời cần thiết sử dụng là bao nhiêu? Địa điểm tổ chức có thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an toàn, có bãi giữ xe hay không?…

Nhất thiết bạn phải trả lời các câu hỏi trên và đưa ra lựa chọn địa điểm ngoài trời hợp lý nhất. Lưu ý đến các vấn đề thủ tục hành chính (nếu có), hoặc các trường hợp phải xin phép hoặc thuê địa điểm ngoài trời để có được sự lựa chọn hợp lý.

– Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thứ hai là thời tiết.

Vì là tổ chức sự kiện ngoài trời nên vấn đề thời tiết cần được xem xét kỹ càng. Bạn không nên tổ chức các sự kiện có quy mô lớn ngoài trời nhất là vào mùa mưa. Hoặc nếu đã lên kế hoạch chuẩn bị trước, bạn nên chuẩn bị trước các trường hợp thời tiết có thể gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng… cần chuẩn bị áo mưa, dù, ô… để hạn chế tối đa các hiện tượng xấu của thời tiết đối với những người tham gia sự kiện.

– Kinh nghiệm thứ ba là về vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện

Vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện đặc biệt quan trọng. Nhất là khi sự kiện đó được tổ chức ngoài trời. Bạn cần chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết (đối với sự kiện văn hóa ẩm thực…) hoặc chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải sự kiện phù hợp.

Ngoài vấn đề vệ sinh, vấn đề an ninh trật tự cho sự kiện cũng được đảm bảo. Thông thường, dù là sự kiện ngoài trời thì cũng sẽ có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Đội an ninh, hay bảo vệ giữ gìn an ninh, an toàn cho sự kiện cũng là cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình được tổ chức thành công hơn.

Kết luận

Trên đây là một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong nhà và ngoài trời mà BB Wedding & Event muốn chia sẻ với các bạn. BB Wedding & Event xứng đáng được ghi nhận là công ty hàng đầu về tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh. Hãy nhanh tay liên hệ với BB Wedding & Event để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất của đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và giàu kinh nghiệm.

#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc

𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊

Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐

Womenhealth