Tổ chức sự kiện là sự kết hợp của nhiều bộ phận khác nhau với những kế hoạch cụ thể, rõ ràng và muốn sự kiện đó thành công, hạn chế rủi ro thì bạn cần tuân thủ theo các bước tổ chức sự kiện cơ bản. Sau đây là quy trình chuẩn các bướctổ chức sự kiện mà công ty BB Wedding & Event luôn hướng đến cho khách hàng.
Các bước tổ chức sự kiện chính của BB Wedding & Event
Lên ý tưởng và chủ đề của sự kiện
Ý tưởng chủ đạo được ví như “linh hồn của sự kiện”. Ý tưởng này có thể của chính đơn vị thuê hoặc những người trực tiếp tổ chức sự kiện. Khi đã có được ý tưởng thì mới có thể tiến hành lên chủ đề cho sự kiện: màu sắc chủ đạo, sử dụng hình ảnh nào, tổ chức những hoạt động gì… cho phù hợp với ý tưởng đó.
Với BB Wedding & Event thì chủ đề được coi như chính chiếc áo khoác lên người sự kiện, giúp cho các quan khách, khách hàng, người tham dự có thể nắm được ý tưởng chính của chương trình.
Lập kế hoạch tổ chức (proposal)
Viết kế hoạch tổ chức (proposal) chính là cách hiện thực hóa các ý tưởng và tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ và là một trong các bước tổ chức sự kiện không thể thiếu. Chương trình này sẽ được bên tổ chức sự kiện gửi đến khách hàng với bàng báo giá cụ thể.
Thông thường, đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau. Lập kế hoạch càng chi tiết thì việc tổ chức càng suôn sẻ và hạn chế được rủi ro, phát sinh có thể xảy ra. Sau đây là một số vấn đề cần được cụ thể hóa trong bản kế hoạch tổ chức:
– Địa điểm tổ chức:
Địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc phần lớn vào mục đích của sự kiện cũng như khách mời tham dự và mức chi phí dự trù ban đầu. Nếu như bạn thuê đơn vị tổ chức như BB Wedding & Event, chúng tôi sẽ phụ trách khảo sát và đề xuất cho quý khách hàng địa điểm phù hợp nhất với mức giá ưu đãi.
– Thời gian diễn ra sự kiện:
Tùy thuộc vào chủ đề và mục tiêu của sự kiện mà thời gian sẽ được ấn định. Đối với các sự kiện về giới thiệu sản phẩm hay quảng bá thương hiệu thì thường diễn ra vào buổi tối hoặc ngày cuối tuần để khách mời có thể tham dự được nhiều nhất.
– Lên nội dung chi tiết chương trình sự kiện gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí, chuẩn bị những dụng cụ gì, khách mời những ai, lễ tân, MC, nhóm nhảy…
– Nhân lực thực hiện:
Phải có kế hoạch chi tiết về việc phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân và có sự phân công cụ thể công việc của mỗi người.
– Kế hoạch truyền thông:
Trước khi sự kiện tổ chức cần có kế hoạch truyền thông quảng bá thông qua các công cụ marketing online, truyền hình, biển bảng…
– Dự phòng những rủi ro, sự cố phát sinh có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý cụ thể (trời mưa, mất điện, khách mời, nghệ sĩ không đến, hỏng thiết bị…)
– Dự trù kinh phí cho sự kiện, trong đó có 10-15% là chi phí dự trù khi có vấn đề phát sinh.
- Tiến hành triển khai tổ chức sự kiện
3.1. Trước sự kiện
Trong các bước tổ chức sự kiện thì công tác chuẩn bị cần đặc biệt quan tâm và tỉ mỉ từng chi tiết nhỏ. Cần tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, trao đổi và phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận. Người quản lý sự kiện phải biết phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.
– Khảo sát lại địa điểm sẽ tổ chức sự kiện cũng như phối hợp liên hệ các bên liên quan như nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, ẩm thực, nghệ sĩ biểu diễn, MC, PG, lễ tân…). Với BB Wedding & Event thì bạn hoàn toàn có thể yên tâm bởi chúng tôi không chỉ có đội ngũ tổ chức sự kiện mà còn cung cấp các thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại cũng như đội ngũ ca sĩ, MC, thợ chụp hình chuyên nghiệp nhất. Điều này sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí tổ chức.
– Kiểm soát quá trình thiết kế, in ấn băng rôn, backdrop, thư mời cho khách… Chuẩn bị dàn dựng, lắp đặt.
– Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại, chuẩn bị lễ tân đón tiếp
– Tổng duyệt chương trình lần cuối trước với các bộ phận khi sự kiện diễn ra và chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra. Đây là một trong các bước tổ chức sự kiện không thể bỏ qua nhằm hoàn tất các khâu chuẩn bị cuối cùng, hướng đến sự suôn sẻ, thành công cho sự kiện chính.
3.2. Trong sự kiện
Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên khác để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính.
Nếu có vấn đề gì phát sinh cần nhanh chóng thực hiện phương án dự phòng cũng như phối hợp với các bộ phận để xử lý nhanh. Với đội ngũ nhân viên chạy sự kiện dày dặn kinh nghiệm, BB Wedding & Event đảm bảo hạn chế tối đa những sự cố phát sinh có thể xảy ra trong suốt sự kiện.
3.3. Sau sự kiện
Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm thuê, trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp (nếu có).
Ngoài ra, có một công việc không thể thiếu sau khi sự kiện kết thúc là bạn cần tổng kết, đánh giá lại sự kiện và viết báo cáo cũng như quyết toán chi phí cho các bên liên quan, các hạng mục chi phí phát sinh. Việc tổng kết này khá quan trọng, nó giúp cho người tổ chức sự kiện có được cái nhìn tổng quát những gì làm được và các vấn đề tồn đọng cần rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.
Trên đây là các bước tổ chức sự kiện không thể thiếu của BB Wedding & Event . Nếu bạn cần bất cứ thông tin nào về tổ chức event, hãy liên hệ với BB Wedding & Event theo số hotline 0989 199 882 để được hỗ trợ tốt nhất.
#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc
𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭.
𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊
Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐
Pingback: Tổ chức sự kiện sinh nhật công ty ý nghĩa với 6 bước đơn giản - Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp