Ngoài kiến thức tại lớp đào tạo chuyên môn thì để có thể chuyên nghiệp thì người làm nghề trợ lý tổ chức sự kiện phải “lăn lộn”, dấn thân vào thực tế. Vậy công việc của người trợ lý tổ chức sự kiện là gì và cần những tố chất gì?
Không phải là người chịu trách nhiệm chính cho việc tổ chức event nhưng người trợ lý tổ chức sự kiện cũng phải làm công việc gần như một người event planner thực thụ.
– Phải lên check-list đầu mục công việc: Checklist thông thường đi ra ngoài khuôn mẫu, người tổ chức sự kiện không phải dựa vào bất kì ai mà hầu như chỉ dựa vào kỹ năng làm việc của bản thân. Checklist này cũng cần tỉ mỉ, chi tiết với phân công công việc của từng người.
– Chuẩn bị hậu cần: Người trợ lý tổ chức sự kiện cần kiểm tra toàn bộ công tác hậu cần từ xem xét địa điểm, âm thanh, ánh sáng, đội ngũ PG, MC, màn hình, backdrop… có sai sót hay không, mọi công đoạn đã hoàn tất hay chưa.
– Kết thúc sự kiện, người trợ lý cũng phải ở lại để “dọn dẹp” hiện trường cũng như làm một số công việc để tất toán theo chỉ đạo của trưởng ban tổ chức sự kiện. Có thể nói, trong một sự kiện thì người trợ lý cần “chạy đi chạy lại” rất nhiều để kiểm tra, đảm bảo cho sự kiện thông suốt và không có sự cố nào xảy ra.
Với một số trợ lý tổ chức sự kiện làm cho các công ty sự kiện lớn thì còn cần một số kỹ năng để giải quyết một số công việc văn phòng cơ bản chứ không đơn thuần chỉ là chạy sự kiện khi có chương trình.
– Quản lí các dữ liệu khách hàng của công ty
– Liên hệ lấy báo giá cho công tác in ấn thiết kế và bảo trợ truyền thông
– Thực hiện và xử lý các công việc liên quan đến văn bản hành chính: Soạn thảo văn bản, quản lý cấp phát văn phòng phẩm, đóng dấu, quản lý công văn đi đến, chuyển phát nhanh…
– Thực hiện và xử lý 1 phần nghiệp vụ kế toán như xuất hoá đơn đỏ, hỗ trợ và kiểm tra hợp đồng – nghiệm thu thanh lý, các loại văn bản khi thực hiện sự kiện.
– Hỗ trợ Account Manager các công việc liên quan đến sự kiện, quản lý đối tác, văn phòng, lịch gặp khách hàng…
Trên đây, 𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭 đã cung cấp cho bạn một số công việc cơ bản một người trợ lý tổ chức sự kiện cần phải làm. Nếu bạn muốn trở thành một event planner chuyên nghiệp thì không còn cách nào khác là phải bắt đầu từ những việc nhỏ nhất và phải có thật nhiều kỹ năng và kinh nghiệm thực tế.
#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc
𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭.
𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊
Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐