Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau như: Hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm… Mỗi sự kiện có những yêu cầu, đặc trưng riêng, tuy nhiên nếu muốn thành công, bạn không thể bỏ qua các mẹo nhỏ sau trong cách tổ chức sự kiện. Vậy 5 mẹo đó là gì?
Các mẹo giúp cách tổ chức sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn
Thứ nhất, bạn không thể bỏ qua việc phát triển chiến lược nhằm đến thành công trong cách tổ chức sự kiện. Điều đó có nghĩa là hãy chắc chắn rằng mục đích của những sự kiện đặc biệt phải đủ quan trọng để xứng đáng với thời gian và chi phí cần thiết thích hợp cho từng giai đoạn, cho việc quảng bá và ước tính chi phí cho sự kiện đó. Bạn nên nhớ rằng hãy cẩn thận trong việc liên kết giữa các dạng sự kiện được tổ chức với mục đích mà nó hướng đến, đảm bảo được các thành viên trong team hỗ trợ toàn diện cho sự kiện.
Đồng thời bạn cần lập kế hoạch ít nhất 3 tháng và trong nhiều trường hợp thậm chí là chuẩn bị trước các quy trình tổ chức sự kiện trước một năm. Xây dựng cách thức để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Mục tiêu sự kiện có thể đo lường được bao gồm lượng người tham gia, mức độ gia tăng người sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
Thứ hai, bạn cần lập bảng liệt kê đầu việc. Một danh sách liệt kê đầu việc sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước để tổ chức và tiến hành một sự kiện đặc biệt.
Thứ ba, tạo dựng ngân quỹ. Mục tiêu là cung cấp cho người lập kế hoạch tổ chức sự kiện một bản kế hoạch tài chính chi tiết. Ngân sách phải cụ thể và bao gồm các cơ hội thu lợi nhuận (tài trợ, bán vé, bán hàng giảm giá…) cũng như những chi phí nhỏ khác.
Thứ tư, trong cách tổ chức sự kiện bạn cần sắp xếp nội dung công việc theo thứ tự sau:
– Về chủ đề sự kiện: Chủ đề của từng sự kiện có thể bị chi phối bởi các yếu tố khác nhau như: quy mô, cách thức tổ chức, ý kiến khách hàng, văn hóa vùng miền quan điểm và năng lực cá nhân của từng người… Do đó, mỗi sự kiện đều có một ý tưởng khác nhau cho phù hợp với các khía cạnh đó. Ý tưởng phải thuộc hữu trí tuệ của những người làm nghề và không sao chép. Tuy được phép kế thừa và học hỏi trong các chương trình nhưng việc sao chép ý tưởng là điều không nên.
– Kịch bản chương trình: Trong cách tổ chức sự kiện, thực chất kịch bản là những nội dung event sẽ diễn ra nhưng được trình bày trên giấy, giúp cụ thể hóa các bước cần thực hiện. Khâu này quyết định bạn có thể ký được hợp đồng hay không. Kịch bản chương trình sẽ được hợp đồng hay không. Kịch bản chương trình sẽ được gửi đến khách hàng cùng với báo giá cụ thể. Vì vậy mỗi công ty đều đầu tư cho kịch bản chương trình rất kỹ càng nhằm giành hợp đồng về đơn vị mình. Quan trọng nhất khi xây dựng kịch bản event đó chính là tạo sự khác biệt so với các đối thủ khác. Nội dung sáng tạo trong khi giá thành rẻ là tiêu chí trong cách tổ chức sự kiện và quan trọng hơn nó giúp cho công ty bạn giành được chiến thắng.
– Phân công công việc: Một người sẽ không thể tự mình xây dựng được cả một sự kiện. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp về chuyên môn của nhiều ngành nghề khác nhau như: thiết kế, kỹ thuật (phụ trách âm thanh, ánh sáng), quản lý tổ chức sự kiện… Do đó, trước khi chương trình diễn ra, bạn phải có bảng phân công công việc cho từng người một cách cụ thể nhất. Công việc của phòng thiết kế là gì, ngày set up chương trình vào ngày nào, MC, đội biểu diễn do ai phụ trách, nhân viên hậu cần gồm bao nhiêu người… Tất cả đều lên kế hoạch thật chi tiết và yêu cầu, đôn đốc các thành viên thực hiện nghiêm túc và đầy đủ.
– Thực hiện kế hoạch: Dựa vào bảng phân công trước đó, các bộ phận sẽ bắt tay vào khâu thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch sẵn có. Mọi công việc sẽ được diễn ra dựa trên sự giám sát chặt chẽ của các trưởng bộ phận và trưởng ban tổ chức chương trình. Trong quá trình thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện, nếu có bất kỳ vấn đề gì trong khâu tổ chức, các phòng ban nhanh chóng báo cho trưởng ban để xử lý kịp thời. Tránh việc chậm trễ hoặc tự ý xử lý khiến cho công việc cả nhóm bị ảnh hưởng.
– Tổ chức sự kiện: Mỗi bộ phận có trách nhiệm hoàn thành tốt phần việc của mình. Tất cả mọi khâu tổ chức đều đóng vai trò quan trọng như nhau và góp phần vào thành công chung của sự kiện. Khi có phát sinh bất cứ vấn đề gì, cả nhóm sẽ cùng nhau ngồi lại và lên phương án cụ thể để giải quyết một cách nhanh nhất. Trong quá trình sự kiện diễn ra trưởng ban tổ chức phải luôn có mặt và giám sát mọi công việc. Các bộ phận cũng cần tuân theo sự phân công của trưởng ban tổ chức để chương trình được diễn ra suôn sẻ.
Mẹo thứ 5 trong cách tổ chức sự kiện mà bạn không thể bỏ qua đó là rút kinh nghiệm chương trình. Khi chương trình kết thúc, các bộ phận có trách nhiệm báo cáo lại tất cả công việc của mình, bao gồm cả những việc làm được và chưa được nhằm rút kinh nghiệm cho lần sau.
Có thể nói, tổ chức sự kiện tưởng như đơn giản nhưng hoàn toàn không dễ chút nào. Để có một chương trình thành công và mang đến cho khách hàng sự hài lòng nhất định không thể bỏ qua 5 mẹo kể trên.
Bạn cần tìm một công ty chuyên nghiệp ? Hãy gọi cho BB Wedding & Event nhé.
#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc
𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊
Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐
Pingback: Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện bắt buộc phải biết - Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp