Hướng dẫn các bước chuẩn bị để tổ chức hội nghị thành công

Chuẩn bị là một trong các bước có tính quyết định đến tổ chức hội nghị thành công hay thất bại. Một sự chuẩn bị chu đáo, kĩ càng, có kế hoạch rõ ràng là điều mà bạn cần nắm chắc khi tổ chức hội nghị – đây cũng chính là nội dung mà chúng tôi muốn đề cập trong bài viết này, xin mời bạn theo dõi.

Xin phép tổ chức hội nghị

Việc xin phép các cơ quan chức năng, có thẩm quyền liên quan trực tiếp tới hội nghị mà doanh nghiệp sắp thực hiện là việc làm đầu tiên trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị ngay sau khi ý tưởng được hình hành.

+ Nếu hội nghị ở cấp nội bộ như cấp trường, cấp công ty thì cần xin quyết định ký của người có thẩm quyền cao nhất trường, công ty.

+ Hội nghị cấp phường, quận, quốc gia hay hội nghị ở quy mô lớn thì cần xin cấp phép ở các cơ quan có thẩm quyền.

Hiện nay, khi doanh nghiệp book sự kiện với một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện thường sẽ được hỗ trợ xin cấp phép (trường hợp các hội nghị qui mô lớn cần sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền).

Xác định mục đích khách tham dự và thời gian tổ chức

Mỗi hình thức hội nghị sẽ có mục đích hướng tới khác nhau tùy thuộc vào đặc trưng của doanh nghiệp, tổ chức. Việc cần làm của người tổ chức sự kiện chính là xác định rõ mục đích tổ chức hội nghị từ đó lên kế hoạch chính xác về số lượng người tham dự cũng như thời gian tổ chức.

Theo khảo sát của công ty tổ chức sự kiện BB Wedding & Event thì thời gian tổ chức hội nghị lý tưởng nhất chính là cuối tuần, khách mời tham gia sẽ sắp xếp được thời gian và có mặt đông đủ nhất. Khung giờ hợp lý nhất để tổ chức hội nghị bao gồm:

+ Từ 08h – 10h

+ Từ 14h – 16h

+ Từ 18h – 20h

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Đây tưởng chừng như một công việc đơn giản song với những người không chuyên tổ chức sự kiện thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng là một vấn đề cần tìm hiểu, tính toán kĩ lưỡng. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, BB Wedding & Event thường đưa ra lời khuyên với các doanh nghiệp, cá nhân về địa chỉ tổ chức hội nghị như sau:

+ Lựa chọn địa điểm phụ thuộc vào số lượng khách tham dự: Nếu số lượng khách từ 200 – 500 ưu tiên chọn các trung tâm tiệc cưới – hội nghị qui mô trung bình hoặc các phòng họp, khách sạn 3 – 4 sao. Khi số lượng khách tham dự từ 700 khách trở lên, hội nghị cần và nên được tổ chức tại các khách sạn 5 sao, nhà hàng sân vườn, trung tâm hội nghị lớn hay các khu Resort.

+ Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị tùy thuộc vào chi phí tổ chức. Khi làm việc với công ty tổ chức sự kiện BB Wedding & Event, quí khách hàng sẽ được tư vấn về phương án chọn địa điểm lý tưởng, phù hợp nhất mà vẫn đảm bảo nguồn ngân sách tối ưu. Các chuyên viên của BB Wedding & Event sẽ lập dự toán về ngân sách, đưa ra sự so sánh để doanh nghiệp nhìn thấy phương án tốt nhất cho mình.

Làm việc với diễn giả, MC, người điều hành và chuẩn bị nhân sự cho việc tổ chức

Diễn giả, MC, người điều hành hội nghị là người dẫn dắt đảm bảo chương trình hội nghị được diễn ra logic, hợp lý nhất do đó làm việc với MC, diễn giả là việc làm cần thiết trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị.

Người lên kịch bản chương trình hội nghị và MC, diễn giả cần có buổi trao đổi, làm việc với nhau trước khi diễn ra hội nghị để đảm bảo có sự thống nhất về các hoạt động diễn ra trong chương trình, tránh những sai sót không đáng có.

Truyền thông cho sự kiện hội nghị

Hội nghị là sự kiện mang tính chất linh hoạt do đó người làm sự kiện cần truyền thông rõ về mục đích, ý nghĩa của chương trình để tất cả những khách mời trong danh sách tham dự nắm bắt được, tạo sự hào hứng nhất định từ đó hiệu ứng về sự kiện được lan tỏa rộng khắp.

Những sự chuẩn bị khác

Để có một hội nghị thành công cần có sự chuẩn bị kĩ càng ở nhiều hạng mục, nội dung khác nhau. Dưới đây là những điểm bạn không thể bỏ qua khi tổ chức hội nghị:

– Chuẩn bị tài liệu cho hội nghị: Bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, giấy tờ liên quan đến chương trình hội nghị (không loại trừ chỉ dẫn của hội nghị) theo số lượng khách tham dự. Các tài liệu phải được sắp xếp theo đúng trình tự nội dung được diễn ra trong chương trình.

– Các ấn phẩm cần thiết cho sự kiện hội nghị sắp diễn ra: Bannner, backgrop, chỉ dẫn, tài liệu…

– Chuẩn bị ekip tổ chức: Hội nghị là buổi trao đổi, gặp gỡ của nhiều người do đó ekip tổ chức cần được chuẩn bị chu đáo.

Khi book tổ chức hội nghị với BB Wedding & Event doanh nghiệp sẽ được cung ứng nguồn nhân lực cần thiết, ekip tổ chức chuyên nghiệp cho sự kiện.

– Chuẩn bị máy quay, máy ảnh cho truyền thông sự kiện

– Chuẩn bị hội trường, các điều kiện về âm thanh ánh sáng

– Chuẩn bị tiệc giải lao giữa giờ, tiệc chiêu đãi và quà tặng sau hội nghị (nếu có).

Trên đây là những nội dung cần chuẩn bị khi tổ chức hội nghị mà quí vị cần nắm rõ. Xin nhấn mạnh một lần nữa rằng, sự chuẩn bị càng chu đáo, chi tiết bao nhiêu thì hội nghị sẽ thuận lợi và thành công tốt đẹp bấy nhiêu. Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn, hỗ trợ để tổ chức sự kiện như hội nghị, hội thảo, ngày kỉ niệm thành lập doanh nghiệp… hãy liên hệ ngay với BB Wedding & Event theo Hotline +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐 hoặc để lại thông tin tư vấn tại bbmarryme@gmail.com

#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc

𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭.

𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊

Mail : bbmarryme@gmail.com

Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐

Đám cưới: https://www.facebook.com/chuyengiatochucdamcuoi

Sự kiện : https://www.facebook.com/KimMedia.Vn