Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng được tổ chức thường niên của doanh nghiệp nhằm thúc đẩy hơn nữa mối quan hệ với khách hàng, gia tăng độ phủ thương hiệu để thu hút thêm các đối tác, khách hàng tiềm năng. Dành ra 5 phút đọc bài viết này bạn sẽ hiểu rõ đặc điểm của hội nghị khách hàng và kế hoạch tổ chức chuyên nghiệp mang đến sự thành công rực rỡ.
Đặc điểm của sự kiện hội nghị khách hàng
Để tổ chức event hội nghị khách hàng thành công, trước tiên bạn cần nắm được đặc điểm của hội nghị này. Dưới đây là những thông tin quan trọng mà BB Wedding & Event muốn chia sẻ với bạn:
* Hội nghị khách hàng
Là chương trình gặp gỡ, giao lưu giữa doanh nghiệp với các khách hàng, đổi tác, cơ quan truyền thông nhằm tạo dựng hình ảnh, củng cố thương hiệu, gia tăng mối quan hệ với khách hàng.
* Hội nghị khách hàng là sự kiện giúp doanh nghiệp đưa ra được định hướng mới cho dịch vụ/sản phẩm trong tương lai dựa trên những đóng góp, ý kiến của khách hàng.
* Hội nghị khách hàng cũng là cách thức truyền thông – marketing để thu hút sự chú ý của tệp khách hàng tiềm năng, biến họ trở thành khách hàng mục tiêu từ đó có thêm fan cho doanh nghiệp.
Với ý nghĩa quan trọng như vậy, tổ chức hội nghị khách hàng luôn là sự kiện được doanh nghiệp chú trọng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp, chu đáo, tăng uy tín đồng thời vẫn đảm bảo sự gắn kết, thân thiện với khách tham dự.
Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
Cũng như tất cả các cách thức tổ chức sự kiện khác, event hội nghị khách hàng của doanh nghiệp sẽ trải qua 3 giai đoạn chính: Trước – trong và sau khi diễn ra hội nghị. Hôm nay, BB Wedding & Event sẽ giúp bạn định hình chi tiết các bước tổ chức một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp.
* Quá trình chuẩn bị (trước khi diễn ra sự kiện)
– Đầu tiên, bạn cần xác định rõ mục đích tổ chức hội nghị để lên kế hoạch về hình thức và nội dung tổ chức phù hợp nhất, đây cũng là cơ sở để đánh giá kết quả sau sự kiện.
Từ mục đích tổ chức, chúng ta sẽ nắm được các mục tiêu cụ thể, dựa vào đó lên kịch bản chi tiết, đảm bảo phân chia các phần nội dung hợp lý theo chủ ý đã được thống nhất. Hội nghị khách hàng thường xoanh quanh các ý nghĩa, mục đích như đã đề cập phân tích ở mục 1 của bài viết này.
– Thứ 2, xác định thời gian tổ chức hội nghị khách hàng: Theo kinh nghiệm của BB Wedding & Event, thời gian lý tưởng để tổ chức các hội nghị – hội thảo cho doạnh nghiệp, khách hàng là những ngày cuối tuần trong các khung giờ từ 8h-10h, 14 – 16h hoặc 18 h- 20h.
– Thứ 3, lên danh sách khách mời: Từ thông tin khách hàng được thống kê, doanh nghiệp cần lên danh sách mời, triển khai việc mời khách (Email, gửi thư mời qua được bưu điện, gọi điện…).
– Thứ 4, lựa chọn địa điểm tổ chức: Tùy thuộc vào qui mô hội nghị (căn cứ vào danh sách khách mời tham gia hội nghị khách hàng), doanh nghiệp sẽ lựa chọn được địa chỉ thích hợp. Với qui mô nhỏ 100 – 200 khách hàng có thể tổ chức tại phòng họp, hội trường ngay tại doanh nghiệp, qui mô lớn hơn thì nên tổ chức ở những địa chỉ tổ chức sự kiện lớn như trung tâm hội nghị – tiệc cưới, khách sạn, nhà hàng.
– Lên kịch bản chi tiết cho các nội dung diễn ra trong sự kiện: Thông thường việc này các doanh nghiệp sẽ giao cho các công ty tổ chức sự kiện thực hiện để giúp hội nghị thu hút, chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn đang cần tổ chức hội nghị khách hàng, hãy để BB Wedding & Event hỗ trợ doanh nghiệp của bạn.
– Checklist công việc và tiến hành chuẩn bị theo các đầu mục được liệt kê.
* Trong quá trình diễn ra sự kiện
Nội dung tổ chức sự kiện đã được lên trước đó cần được diễn ra một cách chỉn chu, chu đáo theo trình tự đã được lên trước đó:
+ Tiếp đón khách mời, ổn định chỗ ngồi, phát tài liệu…
+ Khai mạc chương trình: đại diện doanh nghiệp phát biểu, bày tỏ lòng cảm ơn tới khách tham dự, bày tỏ những mong muốn trong thời gian sắp tới về mối quan hệ hợp tác song phương, đa phương.
+ Giao lưu với khách hàng, xin ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn nữa về chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc phong cách phục vụ của doanh nghiệp
+ Các chương trình văn nghệ xen kẽ giúp chương trình có được sự hấp dẫn, tránh nhàm chán
+ Break giữa giờ và tiệc (nếu có)
+ Kết thúc chương trình, tặng quà khách mời (Nếu có)
* Sau khi tổ chức hội nghị khách hàng
Sau khi kết thúc hội nghị khách hàng, để tăng thêm ấn tượng, doanh nghiệp nên gửi thư cảm ơn về sự hiện diện của khách qua Email, thư gửi bưu… Lập báo cáo tổng kết chi tiết để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.
Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong quá trình xây dựng thương hiệu, phát triển của doanh nghiệp tại những thời điểm khác nhau. Để có một sự kiện chuyên nghiệp, thành công như ý muốn, chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn BB Wedding & Event – công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội.
BB Wedding & Event sẽ giúp doanh nghiệp lên một kịch bản hấp dẫn, thể hiện sự tri ân với khách hàng đồng thời làm nổi bật thương hiệu và các thế mạnh của doanh nghiệp giúp mối quan hệ với khách trở lên thân thiết hơn, tạo hiệu ứng thu hút những khách hàng tiềm năng. Khâu chuẩn bị và tiến hành cũng được ekip thực hiện chuyên nghiệp đảm nhiệm, không xảy ra sai sót, mọi công việc chu toàn giúp hội nghị thành công tốt đẹp!
#trangtritieccuoicaocap #trangtridamcuoi #thaikimngoc
𝐁𝐁 𝐖𝐞𝐝𝐝𝐢𝐧𝐠 & 𝐄𝐯𝐞𝐧𝐭.
𝑻𝒖̛ 𝒗𝒂̂́𝒏 𝒕𝒐̂̉ 𝒄𝒉𝒖̛́𝒄 – 𝑲𝒆̂́ 𝒉𝒐𝒂̣𝒄𝒉 𝒕𝒉𝒖̛̣𝒄 𝒉𝒊𝒆̣̂𝒏 – 𝑻𝒓𝒂𝒏𝒈 𝒕𝒓𝒊́ đ𝒂́𝒎 𝒄𝒖̛𝒐̛́𝒊
Mail : bbmarryme@gmail.com
Hotline: +𝟖𝟒 𝟖𝟗𝟔 𝟔𝟗𝟕 𝟖𝟖𝟐
Follow us: www.thaikimngoc.com
Đám cưới: https://www.facebook.com/chuyengiatochucdamcuoi
Sự kiện : https://www.facebook.com/KimMedia.Vn